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L'importanza di saper gestire il tempo.

Si pensa mai a quanto sia importante gestire il tempo? La gestione del tempo o time management è una delle principali competenze che contraddistingue un buon leader ed è una capacità utile nella vita di tutti i giorni. La gestione del tempo è il processo che porta a pianificare quanto dedicare a specifiche attività, per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Lo facciamo tutti, ogni giorno, quando decidiamo cosa fare prima e cosa, eventualmente tralasciare. Non è semplice, perché a volte si tende a dare più importanza a cose che ci portano lontano dai nostri obiettivi. La buona notizia è che saper gestire il tempo, è una capacità che si può anche imparare e migliorare con una serie strumenti e tecniche. Inizialmente, si pensava che bastasse puntare su promemoria che avvisassero quando un compito deve essere fatto. Si è passati poi ad una progettazione e preparazione della scaletta operativa attraverso agende e calendari, sulla base degli obiettivi da realizzare. Un ulteriore passo è stato fatto con la pianificazione, con una verifica delle attività giorno dopo giorno, con la possibilità di correggere il tiro a seconda degli obiettivi. Vediamo brevemente quali sono le principali tecniche. La prima tecnica, forse la più immediata, è raggruppare in categorie quanto c’è da fare, a seconda del grado di importanza e di urgenza. Ne emerge una lista, la classica contrassegnata dalle lettere dell’alfabeto A, B, C, che rappresenta:

- compiti urgenti e importanti;

- compiti importanti ma non urgenti;

- compiti né urgenti né importanti.

Si possono anche creare sottogruppi, sempre individuando quali sono le azioni più urgenti da compiere. E’ una tecnica se si vuole rudimentale, ma immediata e di facile applicazione, che serve per dare un ordine alle cose da realizzare.

C’è poi il metodo Eisenhower. Il presidente degli Stati Uniti viene legato a questo metodo perché a lui è attribuita la frase: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Il metodo, infatti, consiste nel classificare le attività secondo quattro criteri:

- importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;

- importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;

- non importante e urgente: attività da delegare se possibile;

- non importante e urgente: attività da eliminare.

Qui siamo ad una tecnica da applicare in caso di gestioni complesse, che coinvolgono più persone ed una molteplicità di impegni ed obiettivi.

Il time management, dunque, è una capacità personale che ciascuno può sviluppare, migliore e implementare con tecniche che ci aiutano a organizzare il tempo e a classificare i nostri impegni in base a criteri di urgenza e importanza, sempre pensando all’obiettivo da raggiungere. Con un po’ di pratica, anche nella vita quotidiana, si può diventare così persone efficaci.




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